Cómo llevar un control básico sin usar sistemas

Se estima que más del 40% de alojamientos en Latinoamérica todavía usan métodos manuales para llevar su facturación. Aunque no tengas un sistema automatizado, es posible mantener el orden y evitar errores que después te cuesten tiempo (y multas). 

Aunque puedes crear tu propia hoja de cálculo, aquí te dejamos una estructura recomendada para registrar:

• Fecha y número de comprobante

• Tipo de documento (boleta, factura, nota de crédito)

• Monto total y desglose de impuestos

• Método de pago

Puedes duplicar la tabla por mes y usar filtros para hacer reportes rápidos. También puedes marcar con colores los documentos con errores, inconsistencias o pendientes de reportar.

Errores comunes al facturar manualmente

Antes de empezar a organizar mejor tu facturación, es importante entender por qué estos errores ocurren y cómo impactan tu gestión. En términos de contabilidad básica, una facturación mal organizada puede generar inconsistencias en tus declaraciones, errores en tus reportes mensuales y problemas con la autoridad tributaria de tu país.

Aquí algunos errores típicos que vale la pena tener en cuenta:

• No numerar de forma continua los comprobantes, lo que dificulta el control secuencial y puede generar observaciones tributarias.

• Emitir documentos con fechas equivocadas, lo que altera el orden cronológico y puede afectar tu declaración mensual.

• Guardar solo la copia física (y luego perderla), lo que pone en riesgo tu respaldo frente a auditorías.

• No separar ventas anuladas o con errores, dificultando la conciliación contable.

• Olvidar reportar notas de crédito en las declaraciones, generando diferencias con los montos que efectivamente ingresaron.

Sugerencia: Usa colores o símbolos en tu plantilla para marcar documentos pendientes de reportar, anulados o con inconsistencias. Esta visualización rápida ayuda a tomar mejores decisiones al momento de preparar tus reportes.

Ordena tus comprobantes para reportes mensuales en distintos países

Dependiendo del país, tendrás que declarar tus ingresos de forma mensual o trimestral. Aquí algunos tips para tener todo listo:

SUNAT (Perú)

• Crea carpetas por mes y clasifícalas en: emitidas, anuladas y pendientes.

• Usa un archivo digital (Excel, PDF) para resumir montos por tipo de comprobante.

• Conserva copia física y digital por al menos 5 años.

SAT (México)

• Genera el XML y PDF de cada factura desde el portal o sistema autorizado.

• Guarda tus CFDI en carpetas mensuales, respaldadas en la nube.

• Revisa el visor de ingresos acumulados para evitar omisiones.

AFIP (Argentina)

• Emite facturas electrónicas desde el portal o con sistema autorizado.

• Consolida los comprobantes mensualmente para facilitar la DDJJ.

• Usa servicios de almacenamiento online como Google Drive o Dropbox.

SII (Chile)

• Emite DTEs (Documentos Tributarios Electrónicos) a través de un software autorizado o el portal del SII.

• Revisa el libro de ventas mensualmente antes de declarar.

• Guarda respaldo digital y físico de todas las operaciones.

DIAN (Colombia)

• Emite facturas electrónicas a través de proveedor tecnológico autorizado o el portal de la DIAN.

• Organiza facturas en carpetas mensuales y haz seguimiento del estado (aceptada, rechazada).

• Verifica que todas estén reportadas correctamente en el RADIAN.

IRS (Estados Unidos)

• Si tienes un EIN, asegúrate de reportar tus ingresos como parte de tu Schedule C.

• Conserva facturas, recibos y reportes de ingresos por categoría.

• Usa herramientas como QuickBooks o una hoja de Excel para facilitar el registro.

Consejo: Agenda un recordatorio en tu calendario para revisar y ordenar tus comprobantes el día 28 de cada mes.

¿Cómo puede ayudarte Aloha con esto?

Aunque este artículo está pensado para alojamientos que aún usan métodos manuales, también queremos mostrarte una opción más eficiente:

Con Aloha puedes:

• Emitir boletas y facturas desde el mismo sistema donde gestionas reservas

• Olvidarte de Excel: el sistema resume tus ventas automáticamente

• Descargar reportes listos para SUNAT, SAT, AFIP, DIAN, etc.

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