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Cómo llevar un control básico sin usar sistemas
Se estima que más del 40% de los alojamientos en América Latina aún utilizan métodos manuales para gestionar su facturación. Incluso sin un sistema automatizado, es posible mantenerse organizado y evitar errores costosos (y multas).
Si bien puedes crear tu propia hoja de cálculo, aquí hay una estructura recomendada para registrar:
Fecha y número de recibo
Tipo de documento (recibo, factura, nota de crédito)
Monto total y desglose de impuestos
Método de pago
Puedes duplicar la tabla para cada mes y usar filtros para generar informes rápidos. También puedes usar códigos de colores para marcar documentos con errores, inconsistencias o informes pendientes.
Errores comunes al facturar manualmente
Antes de mejorar la organización de su facturación, es importante entender por qué ocurren estos errores y cómo afectan sus operaciones. Desde una perspectiva contable básica, una facturación mal gestionada puede causar inconsistencias en sus declaraciones de impuestos, errores en los informes mensuales y problemas con la autoridad fiscal de su país.
Aquí hay algunos errores comunes a tener en cuenta:
No numerar los recibos de forma secuencial, lo que dificulta el seguimiento y puede levantar banderas ante la autoridad fiscal.
Emitir documentos con fechas incorrectas, interrumpiendo el orden cronológico y afectando sus informes mensuales.
Conservar solo la copia física (y luego perderla), poniendo en riesgo sus registros de auditoría.
No separar los recibos anulados o con errores, dificultando la conciliación.
Olvidar reportar las notas de crédito, creando discrepancias en los ingresos reportados.
Consejo: Utilice colores o símbolos en su plantilla para marcar documentos pendientes, anulados o inconsistentes. Un sistema visual le ayuda a tomar mejores decisiones al preparar informes.
Phrases that help de-escalate situations
These phrases can help you respond with empathy without assuming unnecessary blame:
"We’re sorry it wasn’t what you expected."
"Thanks for your honesty, we’ll take it into account."
"We’re working to improve that part of the experience."
"We’d love to talk directly and find a solution."
Tip: Respond when you’re emotionally clear and avoid reacting immediately.
Difference between formal and friendly tone (and when to use each)
Formal tone
Useful when maintaining a neutral stance or dealing with very demanding clients.
"Dear [name], we sincerely apologize for the inconvenience. We’re taking steps to prevent this from happening again."
Friendly tone
Ideal for creating empathy with a more relaxed audience, like vacation rental guests.
"Hi [name], we’re really sorry this happened. We’re already working on it with the team. Thanks for letting us know, truly."
What do international best practices say about review management?
According to TripAdvisor and TrustYou, lodgings that respond to 65% or more of their reviews receive better overall scores. This is because guests value attention and commitment, even in adverse situations.
They also recommend:
Avoiding generic or automated responses.
Personalizing each message with a name or reference to the experience.
Using language aligned with your brand (not everything has to sound corporate).
Extra tip: Google values quick and well-structured responses in its local visibility algorithm.
Organiza tus recibos para informes mensuales en diferentes países
Dependiendo del país, deberás declarar tus ingresos mensualmente o trimestralmente. Aquí hay algunos consejos para estar listo:
SUNAT (Perú)
Crea carpetas mensuales y clasifícalas como: emitidas, anuladas y pendientes.
Utiliza un archivo digital (Excel, PDF) para resumir totales por tipo de documento.
Mantén copias físicas y digitales durante al menos 5 años.
SAT (México)
Genera XML y PDF de cada factura desde el portal o un sistema autorizado.
Almacena CFDIs en carpetas mensuales respaldadas en la nube.
Revisa el visor de ingresos para evitar omisiones.
AFIP (Argentina)
Emite facturas electrónicas desde el portal o con un sistema autorizado.
Consolida los recibos mensualmente para facilitar el proceso de DDJJ.
Utiliza servicios en la nube como Google Drive o Dropbox para almacenamiento.
SII (Chile)
Emite DTEs (Documentos Tributarios Electrónicos) a través de software autorizado o del portal del SII.
Revisa el libro de ventas mensualmente antes de enviar tu declaración.
Mantén copias digitales y físicas de todas las operaciones.
DIAN (Colombia)
Emite facturas electrónicas a través de un proveedor tecnológico autorizado o del portal de DIAN.
Organiza las facturas en carpetas mensuales y rastrea su estado (aceptadas, rechazadas).
Asegúrate de que todas estén correctamente reportadas en RADIAN.
IRS (Estados Unidos)
Si tienes un EIN, asegúrate de reportar tus ingresos en tu Schedule C.
Mantén las facturas, recibos e informes de ingresos organizados por categoría.
Utiliza herramientas como QuickBooks o hojas de cálculo de Excel para un fácil registro.
Consejo: Establece un recordatorio recurrente en el calendario el 28 de cada mes para revisar y organizar tus recibos.
¿Cómo puede ayudar Aloha con esto?
Si bien este artículo está dirigido a alojamientos que todavía dependen de métodos manuales, también queremos mostrarte una opción más eficiente: Con Aloha puedes:
Emitir recibos y facturas desde el mismo sistema donde gestionas tus reservas
Decir adiós a Excel: el sistema resume automáticamente tus ventas
Descargar informes listos para enviar para SUNAT, SAT, AFIP, DIAN y más
