Como manter o controle básico sem usar um sistema

Estima-se que mais de 40% das hospedagens na América Latina ainda utilizam métodos manuais para gerenciar sua faturação. Mesmo sem um sistema automatizado, é possível se manter organizado e evitar erros caros (e multas).

Enquanto você pode criar sua própria planilha, aqui está uma estrutura recomendada para registrar:

• Data e número do recibo

• Tipo de documento (recibo, fatura, nota de crédito)

• Valor total e detalhamento de impostos

• Método de pagamento

Você pode duplicar a tabela para cada mês e usar filtros para gerar relatórios rápidos. Você também pode usar códigos de cor para marcar documentos com erros, inconsistências ou relatórios pendentes.

Erros comuns ao faturar manualmente

Antes de melhorar sua organização de faturamento, é importante entender por que esses erros acontecem e como eles afetam suas operações. Do ponto de vista contábil básico, um faturamento mal gerido pode causar inconsistências em suas declarações de impostos, erros em relatórios mensais e problemas com a autoridade fiscal do seu país.

Aqui estão alguns erros comuns para ficar de olho:

• Não numerar recibos sequencialmente, dificultando o rastreamento e possivelmente levantando bandeiras da autoridade fiscal.

• Emitir documentos com datas incorretas, interrompendo a ordem cronológica e afetando seus relatórios mensais.

• Manter apenas a cópia física (e depois perdê-la), colocando seus registros de auditoria em risco.

• Não separar recibos anulados ou cheios de erros, dificultando a conciliação.

• Esquecer de reportar notas de crédito, criando discrepâncias na renda reportada.

Dica: Use cores ou símbolos em seu modelo para marcar documentos pendentes, anulados ou inconsistentes. Um sistema visual ajuda você a tomar melhores decisões ao preparar relatórios.

Organize seus recibos para relatórios mensais em diferentes países

Dependendo do país, você terá que declarar sua renda mensal ou trimestralmente. Aqui estão algumas dicas para se manter preparado:

SUNAT (Peru)

• Crie pastas mensais e classifique-as como: emitidas, anuladas e pendentes.

• Use um arquivo digital (Excel, PDF) para resumir totais por tipo de documento.

• Mantenha cópias físicas e digitais por pelo menos 5 anos.

SAT (México)

• Gere XML e PDF de cada fatura no portal ou em um sistema autorizado.

• Armazene CFDIs em pastas mensais de backup na nuvem.

• Revise o visualizador de rendimentos para evitar omissões.

AFIP (Argentina)

• Emita faturas eletrônicas do portal ou com um sistema autorizado.

• Consolide recibos mensalmente para facilitar o processo da DDJJ.

• Use serviços de nuvem como Google Drive ou Dropbox para armazenamento.

SII (Chile)

• Emita DTEs (Documentos Fiscais Eletrônicos) através de software autorizado ou do portal SII.

• Revise o livro de vendas mensalmente antes de enviar sua declaração.

• Mantenha backups digitais e físicos de todas as operações.

DIAN (Colômbia)

• Emita faturas eletrônicas através de um fornecedor de tecnologia autorizado ou do portal DIAN.

• Organize faturas em pastas mensais e acompanhe seu status (aceitas, rejeitadas).

• Assegure-se de que todas estejam corretamente reportadas no RADIAN.

IRS (Estados Unidos)

• Se você tem um EIN, certifique-se de reportar sua renda em seu Schedule C.

• Mantenha faturas, recibos e relatórios de renda organizados por categoria.

• Use ferramentas como QuickBooks ou planilhas Excel para fácil registro.

Dica: Defina um lembrete de calendário recorrente no dia 28 de cada mês para revisar e organizar seus recibos.

Como a Aloha pode ajudar com isso?

Embora este artigo seja destinado a hospedagens que ainda dependem de métodos manuais, também queremos mostrar a você uma opção mais eficiente: Com a Aloha, você pode:

• Emitir recibos e faturas do mesmo sistema onde você gerencia suas reservas

• Dizer adeus ao Excel: o sistema resume automaticamente suas vendas

• Baixar relatórios prontos para envio para SUNAT, SAT, AFIP, DIAN e mais

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