Finanças e operação
fatura manual
planilha de fatura
controle de recibos em acomodações
Como manter um controle básico sem usar sistemas
Estima-se que mais de 40% das acomodações na América Latina ainda utilizam métodos manuais para gerenciar suas faturas. Mesmo sem um sistema automatizado, é possível manter a organização e evitar erros que depois podem custar tempo (e multas).
Embora você possa criar sua própria planilha, aqui está uma estrutura recomendada para registrar:
Data e número do recibo
Tipo de documento (nota fiscal, fatura, nota de crédito)
Valor total e detalhamento de impostos
Método de pagamento
Você pode duplicar a tabela por mês e usar filtros para gerar relatórios rápidos. Também pode usar cores para marcar documentos com erros, inconsistências ou pendentes de relatório.
Erros comuns ao faturar manualmente
Antes de começar a organizar melhor sua fatura, é importante entender por que esses erros ocorrem e como impactam sua gestão. Em termos de contabilidade básica, uma fatura mal organizada pode gerar inconsistências em suas declarações, erros em seus relatórios mensais e problemas com a autoridade tributária do seu país.
Aqui estão alguns erros comuns a serem considerados:
Não numerar continuamente os recibos, o que dificulta o controle sequencial e pode gerar observações tributárias.
Emitir documentos com datas incorretas, o que altera a ordem cronológica e pode afetar sua declaração mensal.
Guardar apenas a cópia física (e depois perdê-la), o que compromete seu respaldo em caso de auditorias.
Não separar vendas canceladas ou com erros, dificultando a conciliação contábil.
Esquecer de relatar notas de crédito nas declarações, gerando diferenças nos valores efetivamente recebidos.
Sugestão: Use cores ou símbolos em sua planilha para marcar documentos pendentes de relatório, cancelados ou com inconsistências. Essa visualização rápida ajuda a tomar melhores decisões ao preparar seus relatórios.
Organize seus recibos para relatórios mensais em diferentes países
Dependendo do país, você terá que declarar sua receita mensal ou trimestralmente. Aqui estão algumas dicas para deixar tudo pronto:
SUNAT (Peru)
Crie pastas por mês e classifique em: emitidas, canceladas e pendentes.
Use um arquivo digital (Excel, PDF) para resumir valores por tipo de recibo.
Mantenha cópia física e digital por pelo menos 5 anos.
SAT (México)
Gere o XML e o PDF de cada fatura pelo portal ou sistema autorizado.
Guarde seus CFDIs em pastas mensais, com backup na nuvem.
Revise o visor de receitas acumuladas para evitar omissões.
AFIP (Argentina)
Emita faturas eletrônicas pelo portal ou com sistema autorizado.
Consolide os recibos mensalmente para facilitar a DDJJ.
Use serviços de armazenamento online como Google Drive ou Dropbox.
SII (Chile)
Emita DTEs (Documentos Tributários Eletrônicos) por meio de software autorizado ou pelo portal do SII.
Revise o livro de vendas mensalmente antes de declarar.
Guarde cópia digital e física de todas as operações.
DIAN (Colômbia)
Emita faturas eletrônicas por meio de fornecedor tecnológico autorizado ou pelo portal da DIAN.
Organize as faturas em pastas mensais e acompanhe o status (aceita, rejeitada).
Verifique se todas foram corretamente relatadas no RADIAN.
IRS (Estados Unidos)
Se você tem um EIN, certifique-se de relatar sua receita como parte do seu Schedule C.
Mantenha faturas, recibos e relatórios de receita por categoria.
Use ferramentas como QuickBooks ou uma planilha Excel para facilitar o registro.
Dica: Agende um lembrete no seu calendário para revisar e organizar seus recibos todo dia 28 de cada mês.
Como a Aloha pode te ajudar com isso?
Embora este artigo seja voltado para acomodações que ainda usam métodos manuais, também queremos te mostrar uma opção mais eficiente:
Com a Aloha você pode:
Emitir notas fiscais diretamente do sistema onde você gerencia reservas
Esquecer o Excel: o sistema resume suas vendas automaticamente
Baixar relatórios prontos para SUNAT, SAT, AFIP, DIAN, etc.
