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Como manter um controle básico sem usar sistemas
Estima-se que mais de 40% das acomodações na América Latina ainda utilizem métodos manuais para gerenciar suas faturas. Mesmo sem um sistema automatizado, é possível manter a organização e evitar erros custosos (e multas).
Ainda que você possa criar sua própria planilha, aqui está uma estrutura recomendada para registrar:
Data e número do recibo
Tipo de documento (recibo, fatura, nota de crédito)
Valor total e discriminação de impostos
Método de pagamento
Você pode duplicar a tabela para cada mês e usar filtros para gerar relatórios rápidos. Você também pode usar códigos de cores para marcar documentos com erros, inconsistências ou relatórios pendentes.
Erros comuns ao faturar manualmente
Antes de melhorar sua organização de faturamento, é importante entender por que esses erros acontecem e como eles afetam suas operações. Do ponto de vista contábil básico, um faturamento mal gerenciado pode causar inconsistências em suas declarações de impostos, erros em relatórios mensais e problemas com a autoridade fiscal do seu país.
Aqui estão alguns erros comuns para os quais você deve estar atento:
Não numerar os recibos sequencialmente, dificultando o rastreamento e possivelmente levantando bandeiras para a autoridade fiscal.
Emitir documentos com datas incorretas, perturbando a ordem cronológica e afetando seus relatórios mensais.
Manter apenas a cópia física (e depois perdê-la), colocando seus registros de auditoria em risco.
Não separar recibos cancelados ou preenchidos com erros, dificultando a reconciliação.
Esquecer de relatar notas de crédito, criando discrepâncias na renda reportada.
Dica: Use cores ou símbolos em seu modelo para marcar documentos pendentes, cancelados ou inconsistentes. Um sistema visual ajuda você a tomar melhores decisões ao preparar relatórios.
Organize seus recibos para relatórios mensais em diferentes países
Dependendo do país, você terá que declarar sua renda mensalmente ou trimestralmente. Aqui estão algumas dicas para se manter preparado:
SUNAT (Peru)
Crie pastas mensais e classifique-as como: emitidas, anuladas e pendentes.
Use um arquivo digital (Excel, PDF) para resumir totais por tipo de documento.
Mantenha cópias físicas e digitais por pelo menos 5 anos.
SAT (México)
Gere XML e PDF de cada fatura a partir do portal ou de um sistema autorizado.
Armazene CFDIs em pastas mensais com backup na nuvem.
Revise o visualizador de receitas para evitar omissões.
AFIP (Argentina)
Emita faturas eletrônicas a partir do portal ou com um sistema autorizado.
Consolide recibos mensalmente para facilitar o processo de DDJJ.
Use serviços em nuvem como Google Drive ou Dropbox para armazenamento.
SII (Chile)
Emita DTEs (Documentos Fiscais Eletrônicos) através de software autorizado ou do portal SII.
Revise o livro de vendas mensalmente antes de enviar sua declaração.
Mantenha backups digitais e físicos de todas as operações.
DIAN (Colômbia)
Emita faturas eletrônicas por meio de um provedor de tecnologia autorizado ou portal DIAN.
Organize faturas em pastas mensais e acompanhe seu status (aceitas, rejeitadas).
Certifique-se de que todas estão corretamente registradas no RADIAN.
IRS (Estados Unidos)
Se você tiver um EIN, certifique-se de relatar sua renda em seu Schedule C.
Mantenha faturas, recibos e relatórios de renda organizados por categoria.
Use ferramentas como QuickBooks ou planilhas do Excel para fácil organização de registros.
Dica: Defina um lembrete de calendário recorrente no dia 28 de cada mês para revisar e organizar seus recibos.
Como a Aloha pode ajudar com isso?
Embora este artigo seja direcionado a alojamentos que ainda dependem de métodos manuais, também queremos mostrar uma opção mais eficiente: Com a Aloha você pode:
Emitir recibos e faturas do mesmo sistema onde você gerencia suas reservas
Diga adeus ao Excel: o sistema resume automaticamente suas vendas
Baixar relatórios prontos para serem enviados para SUNAT, SAT, AFIP, DIAN e mais
